Kriisiplaan praktilise töövahendina: viis toimepidevuse kontrolli
Plaani kasulikkus selgub sageli siis, kui selle peab avama inimene, kes seda ise ei kirjutanud. Kas ta leiab esimese tegevuse? Kas ta teab, kellel on õigus otsustada? Kas partneri kohta kirjutatu on päriselt kokku lepitud?
Selles artiklis käsitleme toimepidevuse töökorraldust ehk tegevusi, millega organisatsioon jätkab ja taastab olulise töö. KORKSis kasutatav õiguslik dokument on kriisiplaan. ETO ja muu püsiva kriisiülesande täitja puhul ei asenda üldine tööleht KORKSile vastavat riskianalüüsi, kriisiplaani, nende kinnitamise korda ega teenusepõhiseid nõudeid.
Avage plaan katkestuse vaatenurgast
Võtke üks realistlik olukord: tööks vajalik süsteem pole kättesaadav. Paluge asendajal leida plaanist, kuidas ta peab sellest teatama ja kes otsustab järgmise sammu. Ärge aidake teda kohe õige peatüki juurde. Nii näete, kas info on tegelikult leitav.
Kui plaan algab pikkade üldpõhimõtetega, tehke selle kõrvale lühike tegevuskaart. Kaart peaks viitama kehtivale plaanile ning ütlema, millises olukorras seda kasutatakse, kes tegutseb ja kust leiab täpsemad juhised. See on kasutamist lihtsustav soovitus, mitte uus kohustuslik dokumendivorm.
Asendage ebamäärased lubadused kokkulepetega
„Vajadusel kasutame partneri abi” jätab mitu küsimust lahti. Kes partneriga ühendust võtab? Millist abi partner saab anda? Kas see on kokku lepitud ka olukorraks, kus sama abi vajavad teised kliendid?
Kirjutage plaani juurde kokkuleppe alus ja kontrollimise kuupäev. Kui partner pole oma võimalust kinnitanud, märkige see lahendamata küsimuseks. Sel moel ei muutu oletus dokumendis näiliseks võimekuseks.
Mõelge läbi ka taastamine
Tavapärase süsteemi taastumine ei tähenda alati, et kogu töö on korras. Ajutise korralduse ajal võis tekkida järjekord või koguneda käsitsi talletatud andmeid. Kes kontrollib need üle? Kes otsustab, millises järjekorras tavapärase töö juurde tagasi minna?
Näiteks saab klienditeenindus arutada läbi olukorra, kus pöördumised on ajutiselt üles märgitud eraldi töövahendisse. Taastamise kavasse kuuluvad siis andmete kontroll, topelttegevuste vältimine ja klientidele antava info ühtlustamine. Päris isikuandmete töötlemisel tuleb järgida organisatsiooni andmekaitse- ja turvanõudeid.
Leppige kokku, millal plaan uuesti lauale tuleb
Riigikantselei KORKSi käsiraamatu järgi hinnatakse kriisiplaani ajakohasust vähemalt kord aastas ja tehakse vähemalt kord kolme aasta jooksul terviklik läbivaatamine. Plaani hinnatakse ka pärast selle rakendamist või õppusel läbimängimist ning pärast kriisiülesannet või elutähtsa teenuse toimepidevust mõjutanud olulist sündmust. MindUpi soovitus on teha kontaktide kõrval alati läbi ka otsustusõiguse, töövahendite, partnerite ja taastamise korraldus.
Alustage täna ühest küsimusest: kas minu asendaja oskaks selle plaani järgi esimese otsuse ette valmistada? Kui vastus jääb ebaselgeks, on teil olemas konkreetne järgmine parandustöö.
Kirjeldage MindUp Systemsile, milline plaani osa vajab kasutatavaks muutmist. ETO riskianalüüsi ja kriisiplaani terviklahendust tutvustab elutähtisteenus.ee toimepidevuse leht.
Comments