Kuidas muuta harjutuse tähelepanekud 30 päeva parendusplaaniks?

Illustratsioon

Harjutuse järel võib märkmikus olla palju tähelepanekuid. Osa neist kirjeldab ebamugavust, osa aga puudust, mis takistaks päris olukorras olulist otsust. Et parandused tööpäeva sisse mahuksid, tuleb neist teha juhitav tegevuskava.

Allolev 30 päeva raam on korralduslik soovitus, mitte õiguslik tähtaeg. Vahetut ohtu või kriitilist puudust ei jäeta kuu lõpuni ootama. Vajalik ajutine meede tuleb otsustada kohe ja tehniline lahendus kooskõlastada pädeva vastutajaga.

Esimesed kaks päeva: kirjeldage, mis juhtus

Koondage tähelepanekud võimalikult värskelt. Paluge osalejal kirjeldada olukorda, tegevust ja takistust. „Meeskond ei olnud valmis” ei aita parandust valida. „Asendaja ei leidnud partneri kontaktandmeid, sest tal puudus ligipääs ühiskaustale” annab juba selge lähtekoha.

Eristage nähtud olukorda oletusest. Kui õppusel partneri poole tegelikult ei pöördutud, ei saa järeldada, et partner ei vastanud. Kirjutage selle asemel, et kontakti toimimist ei kontrollitud. Nii ei muutu arutelu käigus tekkinud eeldus ekslikuks faktiks.

Esimene nädal: valige paranduste järjekord

Alustage puudustest, mille tõttu inimene ei saa vajalikku otsust teha või turvaliselt tegutseda. Seejärel vaadake, millised parandused võimaldavad lahendada mitu väiksemat probleemi korraga. Ühise kontaktiallika korrastamine võib aidata rohkem kui eri dokumentides sama numbri muutmine.

Arutage iga paranduse juures, kas vaja on muuta juhist, ligipääsu, vastutust, oskust või tegelikku võimekust. Koolitus ei lahenda puuduvat võtit. Uus dokument ei lahenda varulahenduse tehnilist sobimatust. Valige tegevus probleemi põhjuse järgi.

Kirje	Mida täita?
Tähelepanek	Konkreetne sündmus ja selle mõju.
Parandus	Mis pärast töö lõppu teisiti toimib?
Vastutaja	Üks roll või inimene, kes viib töö lõpuni.
Tähtaeg	Kokkulepitud kuupäev, sõltuvused eraldi.
Ajutine korraldus	Kuidas seni vajalik tegevus tagatakse?
Kontroll	Kes ja kuidas veendub, et parandus töötab?

Teine ja kolmas nädal: viige muudatus kasutajani

Kui kontaktide asukoht muutub, ei piisa faili ümbertõstmisest. Vajalikud kasutajad peavad teadma uut asukohta ja saama sellele ligi. Kui muutub vastutus, peab sellest teadma ka asendaja. Lisage töö lõpetamise tingimusse muudatuse tutvustamine.

Näide: vastuvõtu asendajale luuakse ligipääs kehtivale juhisele, juhist tutvustatakse töö üleandmisel ning asendaja proovib selle iseseisvalt leida. Nii on parandus seotud kasutamise, mitte ainult faili olemasoluga.

Neljanda nädala lõpuks: kontrollige just parandatud sammu

Kogu õppust pole vaja iga väikese paranduse tõttu uuesti korraldada. Valige kokkulepitud korduskontroll: asendaja leiab juhise, vastutaja tuvastab õige kontakti või meeskond põhjendab otsust uuendatud plaani abil.

Kui kontroll ebaõnnestub, jätke kirje avatuks. Märkige, mis veel takistab, kes võtab järgmise sammu ja millal kontroll kordub. Kui töö sõltub hankest või tehnilisest muudatusest, eristage ajutine korraldus lõplikust lahendusest.

Lõpuks andke juhile lühike ülevaade: millised puudused on tõendatult kõrvaldatud, millised ootavad otsust ning millise riski või piiranguga tuleb seni arvestada. Ärge sulgege tegevust üksnes sellepärast, et tähtaeg saabus.

Kui soovite õppuse tähelepanekutest koostada selge tegevuskava, kirjeldage oma olukorda MindUp Systemsile. ETO ja PKÜ valmisoleku kontrollimiseks vaadake teenusepõhiste õppuste võimalusi.

Allikad

Riigikantselei: kriisiplaani muutmine ja partnerite kokkulepped. Allolev töömeetod on toimetuslik soovitus, mitte ametliku juhendi koopia.