Kriisid ei hoiata ette. Olgu tegu loodusõnnetuse, tehnilise rikke või mainekahjustusega, iga organisatsioon peaks olema valmis ootamatuteks olukordadeks.
Tõhus kriisiplaan võib olla vahe kaose ja kontrollitud reageerimise vahel. Selles blogipostituses käsitleme, kuidas koostada kriisiplaani, mis tagab teie organisatsiooni valmisoleku kriisiolukordadeks.
1. Kriisiplaani koostamise eesmärk
Esmalt mõistke, miks kriisiplaan on oluline. See ei aita ainult leevendada kriisi mõjusid, vaid aitab ka säilitada organisatsiooni mainet, tagada töötajate ja klientide turvalisus ning kiirendada tavapärase tegevuse taastamist.
2. Riskide tuvastamine ja hindamine
Alustage plaani koostamist, tuvastades kõik võimalikud ohud, mis võivad teie organisatsiooni mõjutada. Need ohud võivad hõlmata nii sisemisi kui ka väliseid sündmusi. Kasutage riskianalüüsi meetodeid, nagu SWOT ja PEST, et mõista paremini, millised ohud vajavad kriisiplaanis tähelepanu.
Näide: Jaapani ettevõte Toyota kasutab riskide tuvastamiseks ja hindamiseks põhjalikku "what-if" analüüsi, mis aitab neil ette näha võimalikke tulevikusündmusi ja nende mõju ettevõtte tegevusele. Näiteks, pärast 2011. aasta suurt maavärinat ja tsunamit Jaapanis, rakendas Toyota oma tarneahela mitmekesistamise strateegiat, et vähendada sõltuvust üksikutest tarnijatest ja asukohtadest, mis aitas neil kiiremini taastuda.
3. Kriitiliste funktsioonide ja ressursside määratlemine ehk toimepidevus
Tuvastage organisatsiooni kriitilised funktsioonid ja ressursid, mis on hädavajalikud igapäevaseks toimimiseks. See hõlmab tehnoloogiat, personali, tarneahelaid ja muid olulisi komponente. Mõistmine, millised funktsioonid on kõige haavatavamad, aitab teil keskenduda olulisele.
Hea praktika: Suurbritannia riiklik tervishoiuteenistus (NHS) on loonud "Critical Service Continuity Planning" juhendi, mis aitab haiglatel ja muudel meditsiiniasutustel määratleda ja kaitsta oma kriitilisi teenuseid. See hõlmab oluliste meditsiiniteenuste, nagu erakorraline meditsiiniabi ja intensiivravi, prioriteetide seadmist ja nende jaoks konkreetsete taastamiskavade koostamist.
4. Kommunikatsioonistrateegia väljatöötamine
Kriisiolukorras on kommunikatsioon ülioluline. Töötage välja selge kommunikatsioonistrateegia, mis sisaldab protokolle sise- ja väliskommunikatsiooniks. Määrake kriisikommunikatsiooni eest vastutavad isikud ja koostage eelnevalt sõnumid erinevate stsenaariumide jaoks.
Spetsiifiline samm: Ettevõte Johnson & Johnson rakendas oma kriisikommunikatsiooni strateegiat edukalt 1982. aastal, kui nende toode Tylenol oli sabotaaži sihtmärk. Nad otsustasid toote turult kohe eemaldada ja hoida avalikkust pidevalt kursis läbi pressikonverentside ja reklaamide. See läbipaistvus ja kiire tegutsemine aitasid säilitada avaliku usalduse ettevõtte vastu.
5. Evakuatsiooni- ja hädaolukorra tegevuskavad
Iga kriisiplaan peaks sisaldama evakuatsiooni- ja hädaolukorra tegevuskavasid. Need kavad peaksid olema lihtsad järgida ja sisaldama selgeid juhiseid ohutuks evakuatsiooniks ja esmaabiks. Veenduge, et kõik töötajad on nende kavadega tuttavad.
Näide: Google on loonud üksikasjalikud hädaolukorra evakuatsiooniplaanid oma kontoritele üle maailma, kaasates regulaarseid harjutusi ja koolitusi, et tagada töötajate valmisolek hädaolukordadeks. Nad kasutavad ka innovaatilisi tehnoloogiaid, nagu mobiilirakendused ja sisemised häiresüsteemid, et teavitada töötajaid hädaolukorrast ja juhendada neid ohutult evakueeruma.
6. Kriisimeeskonna moodustamine
Valige kriisimeeskond, kes juhib kriisiolukorra lahendamist. See meeskond peaks koosnema võtmeisikutest erinevatest osakondadest. Nende ülesanneteks on kriisiplaani aktiveerimine, otsuste tegemine ja olukorra jälgimine.
Hea praktika: Rahvusvaheline Punane Rist on tuntud oma tõhusate kriisimeeskondade poolest, mis koosnevad koolitatud vabatahtlikest ja professionaalidest, kes on valmis kiirelt reageerima loodusõnnetustele ja muudele kriisidele üle maailma. Nad rõhutavad pidevat koolitust, et tagada meeskonna valmisolek ja tõhusus hädaolukordades.
7. Koolitus ja harjutused
Teooria ja praktika vahel on suur vahe. Korraldage regulaarseid koolitusi ja harjutusi, et tagada, et kõik töötajad teavad, kuidas kriisiolukorras käituda. See hõlmab evakuatsiooniharjutusi, kommunikatsioonistrateegia testimist ja kriisimeeskonna rollimänge.
Spetsiifiline samm: Ettevõte Delta Airlines viib regulaarselt läbi kriisihalduskoolitusi ja -harjutusi, keskendudes eriti lennuõnnetuste simulatsioonidele. Need harjutused hõlmavad kõike alates hädaolukorra reageerimisest kuni kriisikommunikatsioonini, tagades, et nii meeskond kui ka tugipersonal on hästi ette valmistatud tegutsema erinevates kriisiolukordades.
8. Plaani regulaarne ülevaatamine ja ajakohastamine
Kriisiplaan ei ole staatiline dokument. See peab arenema koos teie organisatsiooni ja ümbritseva keskkonnaga. Seetõttu on oluline plaani regulaarselt üle vaadata ja vajadusel ajakohastada, et see vastaks uutele ohtudele ja muutustele organisatsioonis.
Hea praktika: Pärast iga suuremat kriisi või olulist harjutust viib Shell läbi põhjaliku ülevaatuse, et tuvastada õppetunnid ja parandada oma kriisijuhtimise protsesse. See hõlmab kriisiplaanide, kommunikatsioonistrateegiate ja hädaolukorra reageerimiskavade regulaarset ajakohastamist, tagades nende pideva relevantsuse ja tõhususe.
Järeldus
Need näited ja praktikad näitavad, et edukas kriisiplaani koostamine nõuab põhjalikku lähenemist, mis hõlmab kõike alates ennetavast planeerimisest ja riskihindamisest kuni kommunikatsiooni, koolituse ja pideva ülevaatamiseni. Iga organisatsioon peaks kohandama oma kriisiplaani vastavalt oma spetsiifilistele vajadustele ja riskidele, et tagada parim võimalik valmisolek kriisiolukordadeks.