Kui sa ei testi, siis sa loodad. Lootus ei ole strateegia.
Dokumendid ja protseduurid võivad olla hästi kirjutatud, kuid kriisis selgub tõde teistsuguselt: kas inimesed saavad aru, kes juhib; kas teavitusahel töötab; kas otsused sünnivad õigel ajal; kas teenuste taastamine liigub päriselt. Moodul 3 aitab vähendada riski, et puudujäägid tulevad välja alles päris kriisis.
Test on odav. Ebaõnnestumine päris kriisis on kallis.
Väljundid, mis muudavad süsteemi tugevamaks pärast igat testimist
Õppuse disain
-
realistlik stsenaarium vastavalt teenustele
-
tegevusimpulsid otsuste ja teavituse testimiseks
-
rollijaotus, mänguplaan, ajaraam
-
reaalne vastumäng vastavalt kliendi soovidele
Õppuse läbiviimine (juhtimine + ohutus)
-
õppuse juht ja mängujuhtimine
-
osalejate juhendamine ja töökorraldus
-
võimalusel “kriisistaabi rütmi” päris simulatsioon
Kordustestide kalender
-
millal testida uuesti (30/60/90 päeva)
-
mida testida järgmisena (kontaktid, protokollid, teenuse taastamine)
-
“rütm”, mis hoiab süsteemi elus
Mõõdikud ja hindamislehed
-
reageerimisajad (esimene teavitus, eskalatsioon, otsuspunktid)
-
teavitusahela viited ja katkestused
-
MTTR (paranduse/taastamise “tundlikud kohad”)
-
kontrollnimekiri: kas protseduur on kasutatav?
Järelanalüüs
-
mis töötas, mis ei töötanud, miks
-
“juurpõhjus” (mitte sümptomite loetelu)
-
otsuste kvaliteedi ülevaade
Parendusplaan
-
10–30 parendustegevust (sõltuvalt ulatusest)
-
mõju ja pingutuse hinnang (mis annab kõige rohkem efekti)
-
vastutajad, tähtaeg, kontrollpunkt
Õppus ei ole üritus. Õppus on kontrollitud test.
F1 – Eeltöö ja eesmärgid
-
milliseid teenuseid ja võimekusi testime
-
millised on mõõdikud (mida loeme eduks)
-
osalejate rollid ja piirangud
F2 – Stsenaarium ja õppuse disain
-
stsenaarium + sisendid + ajajoon
-
otsusepunktid ja kommunikatsiooni test
-
hindamislehed ja logimine
F3 – Läbiviimine
-
kontrollitud tempo ja situatsioonipildi hoidmine
-
teavitusahela test ja eskalatsioon
-
“manual mode” harjutamine, kui asjakohane
F4 – Järelanalüüs ja parendusplaan
-
kokkuvõte, järeldused, juurpõhjus
-
prioriteedid ja vastutajad
-
kordustesti plaan
Hea õppus annab rohkem kui teadmise “mis läks valesti” — see annab parandusjärjekorra.
Mõõdikud, mis näitavad päris valmisolekut
-
Reageerimisaeg: kui kiiresti märgatakse, teavitatakse ja eskaleeritakse
-
Teavitusahel: kas õige info jõuab õigete inimesteni õiges järjekorras
-
Otsusepunktid: kas otsused sünnivad õigel ajal ja õigel tasemel
-
MTTR: kui kiiresti suudetakse taastada töövõime (või teenusetase)
-
Kasutatavus: kas protokoll on kriisis loetav ja kasutatav (mitte “pikk jutt”)
Kui sa ei mõõda, siis sa ei juhi.
Parendusplaan, mis ei jää sahtlisse
Parendusplaan pannakse paika nii, et see oleks juhitav: prioriteedid, vastutajad, tähtajad ja kontrollpunktid. Seejärel lepime kokku kordustesti rütmi, et kriisivalmiduse tõstmise töö püsiks elus ka pärast esimest õppust.
Süsteem muutub tugevaks siis, kui parendused saavad tehtud – mitte siis, kui need on kirjas.
Moodul 5 sobib organisatsioonidele, kes tahavad vähendada riski, et kriisis selguvad puudujäägid “päris hinnaga”.
Organisatsioon, kellel on plaanid olemas, kuid kindlust pole
-
dokumendid on olemas, kuid pole testitud
-
pole kindlust, kas rollid ja teavitused päriselt töötavad
Kui te pole testinud, te ei saa olla kindlad.
Organisatsioon, kellel on kõrge avalik vastutus
-
otsused peavad olema läbipaistvad ja korratavad
-
kommunikatsiooni kvaliteet on kriitiline
Avalik vastutus ei talu improviseerimist.
Elutähtis teenus / kriitiline tarneahel
-
sõltuvused ja partnerid tekitavad dominoefekti
-
vaja testida alternatiivseid tööviise ja taastamist
Dominoefekti katkestab ainult harjutatud varuplaan.
Organisatsioon muutuste faasis (uus IT, uus partner, restruktureerimine)
-
muutus toob uued riskid ja “pimedad kohad”
-
õppus näitab, kas uus reaalsus töötab
Muutus ilma testita on risk, mida ei kontrollita.
Miks Moodul 5 on parim investeering “päris kindlusesse”?
-
Sest kriis paljastab nõrkused niikuinii — parem varem kui hiljem
Õppus toob puudujäägid välja kontrollitult ja parandatavalt.
-
Sest teavitusahel ja otsused lagunevad stressi all esimesena
Mõõdame, kui kiiresti info liigub ja kus tekib viivitus.
-
Sest dokumentide “kasutatavus” on eraldi risk
Kui protokoll on kriisis liiga pikk või ebaselge, ei kasutata seda.
-
Sest parendusplaan peab tulema faktidest, mitte arvamustest
Õppuse mõõdikud annavad objektiivse aluse parandusjärjekorrale.
-
Sest kordustestide rütm hoiab süsteemi elus
Üks õppus ei tee organisatsiooni tugevaks. Rütm teeb.
Moodul 5 vähendab läbikukkumise riski päris kriisis – mõõdetavalt.
Standardpaketis kaasa: neli praktilist tööriista
Kontaktskeemi põhi
Kontaktiskeemi põhi on praktiline raamistik, mis paneb paika kriisi juhtimise kontaktloogika: kes kellele helistab, mis järjekorras ja millise eesmärgiga. See ei ole lihtsalt telefoninimekiri, vaid rollipõhine teavitusahel.
Teenusevorm
Teenusevorm on ühe teenuse “pass” – üks koht, kus on koos kõik olulised andmed, et teenust kriisi ajal juhtida. See sobib nii KOV-i teenustele kui ka elutähtsale teenusele.
0–24 tunni kriisiprotokolli põhi
0–24 tunni protokolli põhi on “esimese päeva käsiraamat” – struktuur, mis juhib tegevusi minuti- ja tunnipõhiselt. Kui kriis tabab, ei ole aega “hakata mõtlema, mis nüüd”.
Stsenaariumipõhi
Kontaktiskeemi põhi on praktiline raamistik, mis paneb paika kriisi juhtimise kontaktloogika: kes kellele helistab, mis järjekorras ja millise eesmärgiga. See ei ole lihtsalt telefoninimekiri, vaid rollipõhine teavitusahel.
Korduma kippuvad küsimused
K1: Kas õppus tähendab alati suurt üritust?
Ei. Õppus võib olla lauaõppus, staabiõppus või funktsionaalne test. Valime formaadi eesmärgi ja riskipildi järgi.
K2: Mis vahe on lauaõppusel ja funktsionaalsel testil?
Lauaõppus testib otsuseid ja loogikat. Funktsionaalne test testib päriselt protsesse, kanaleid ja töövõimet (nt teavitusahel, alternatiivne tööviis).
K3: Mida te mõõdate?
Reageerimisajad, teavitusahela viited, otsusepunktide ajastus, MTTR ning protokollide kasutatavus.
K4: Mis juhtub pärast õppust?
Saate parendusplaani koos prioriteetide, vastutajate ja tähtaegadega ning kordustestide kalendri.
K5: Kas Moodul 5 eeldab Moodul 2 või Moodul 3 olemasolu?
Soovitatav on, kuid mitte alati kohustuslik. Kui süsteemi pole veel, saab Moodul 3 käigus testida “miinimumvõimekust” ja anda sisendi Moodul 2 loomiseks.
Tahad 30 minutiga teada, milline õppuse formaat annab teile kõige rohkem kasu?
Broneeri lühikõne. Kaardistame 3 küsimusega, kas teil on vaja esmalt rollide ja teavituse testi, teenuse taastamise testi või täismahus õppust koos mõõdikutega.
Saadame pärast kõnet lühikokkuvõtte: soovitus formaadiks + järgmine samm.
