Dokument ei päästa. Töökorraldus päästab.
Paljudel organisatsioonidel on kriisiplaan “olemas”, kuid kriisi ajal selgub, et puudub rollijaotus, otsustusloogika ja esimese päeva juhis. Moodul 2 viib dokumentide kogumi üle kriisijuhtimise süsteemiks: kes juhib, kes teeb, kes teavitab ja kuidas teenused taastuvad.
Kui rollid pole selged, pole kriisi ajal midagi selget.
Väljundid, mis on kasutatavad ka päris kriisis
Kriisijuhtimise korraldus
-
rollid ja vastutused (sh asendused)
-
kriisistaabi töökorraldus ja rütm
-
otsuste dokumenteerimine ja situatsioonipilt
Protseduurid ja otsuspunktid
-
eskalatsioon ja aktiveerimine (“millal alustame kriisirežiimi?”)
-
stop/go otsused
-
tegevuste prioriteedid kriisi algfaasis
0–24h kriisiprotokollid
-
0–15 min, 15–60 min, 1–3 h, 3–6 h, 6–24 h
-
tegevuste järjekord, otsused, teavitused
-
minimaalsed “must-do” tegevused
Stsenaariumid teenuste lõikes
-
teenusepõhised “mis siis kui” raamid
-
käivitustingimused, piirangud, tegevusloogika
-
sisend õppustele (Moodul 5)
Kommunikatsiooni töökorraldus
-
sisekommunikatsioon: teavitusahel ja vastutus
-
väliskommunikatsioon: “mida, millal, kelle nimel”
-
valeinfo ja kuulujuttude käsitlus (minimaalne standard)
Juurutuspakett (kasutuselevõtu tugi)
-
lühikoolitus rollidele
-
“kuidas seda kasutada” juhis (1–2 lk)
-
esimene proovikäik / mini-test (valikuline)
Teenusepõhised toimepidevuse plaanid
-
minimaalne teenustase ja alternatiivne tööviis (“manual mode”)
-
ressursid ja sõltuvused (IT/side, personal, partnerid, tarneahel)
-
taastamise sammud ja kontrollnimekiri
Kontaktiskeemid (rollipõhiselt)
-
kes keda teavitab ja millal
-
asendused, alternatiivkanalid
-
kriitilised välised partnerkontaktid
Ehitame süsteemi – mitte paberipaki
F1 – Struktuur ja rollid
-
kriisijuhi/staabi struktuur
-
asendused ja vastutus
-
otsuste juhtimise raam
F2 – Teenusepõhised plaanid
-
taastamisloogika teenuse kaupa
-
minimaalne teenustase
-
ressursid ja alternatiivid
F3 – Protokollid ja kommunikatsioon
-
0–24h protokollid
-
teavitusahel, kontaktiskeem
-
kommunikatsioonipõhi (sise + välis)
F4 – Juurutus ja “kasutatavus”
-
lühitreening rollidele
-
kontrollnimekirjad
-
vajadusel mini-test
Me ei lõpeta siis, kui dokument on valmis. Me lõpetame siis, kui seda osatakse kasutada.
Mida paremad sisendid, seda parem süsteem
Vajame sinult:
-
teenuseomanikud (võtmeteenused) ja üks juhtimisotsustaja
-
olemasolevad protseduurid/dokumendid (kui olemas)
-
partnerite nimekiri (IT, side, tarneahel, hooldus, alltöövõtt)
-
kriitilised suhtluskanalid ja piirangud (nt telefon/sms/Teams)
Kui sul dokumente ei ole, pole probleem.
Alustame töökorraldusest ja teenusepõhisest loogikast.
Standardpaketis kaasa: neli praktilist tööriista
Kontaktskeemi põhi
Kontaktiskeemi põhi on praktiline raamistik, mis paneb paika kriisi juhtimise kontaktloogika: kes kellele helistab, mis järjekorras ja millise eesmärgiga. See ei ole lihtsalt telefoninimekiri, vaid rollipõhine teavitusahel.​​​
Teenusevorm
Teenusevorm on ühe teenuse “pass” – üks koht, kus on koos kõik olulised andmed, et teenust kriisi ajal juhtida. See sobib nii KOV-i teenustele kui ka elutähtsale teenusele.
0–24 tunni kriisiprotokolli põhi
0–24 tunni protokolli põhi on “esimese päeva käsiraamat” – struktuur, mis juhib tegevusi minuti- ja tunnipõhiselt. Kui kriis tabab, ei ole aega “hakata mõtlema, mis nüüd”.
Stsenaariumipõhi
Kontaktiskeemi põhi on praktiline raamistik, mis paneb paika kriisi juhtimise kontaktloogika: kes kellele helistab, mis järjekorras ja millise eesmärgiga. See ei ole lihtsalt telefoninimekiri, vaid rollipõhine teavitusahel.​​​
See moodul on kõigile kriitilise tähtsusega
-
Palju teenuseid ja teenuseomanikke, otsused hajuvad.
-
Vajadus selge rollijaotuse, teavitusahela ja 0–24h juhise järele.
-
Teenusepõhised plaanid, mis toetavad kerksuskeskusi, hooldust ja elutähtsaid kohalikke funktsioone.
-
Kohustused ja ootused on kõrged, otsused peavad olema põhjendatud ja korratavad.
-
Püsivad kriisiülesanded on vaja ellu viia mistahes kriisis.
-
Vajadus ühtse kriisijuhtimise rütmi ja protseduuride järele.
-
Kommunikatsioon peab olema kontrollitud: kes ütleb, mida ütleb, millal ütleb.
-
Üks katkestus tekitab dominoefekti (partnerid, tarneahel, IT/side, personal).
-
Vajadus teenusepõhiste taastamisplaanide ja alternatiivsete tööviiside järele.
-
0–24h protokoll ja kontaktiskeem peab toimima ka siis, kui side on katkendlik.
-
egutsetakse sageli vabatahtlikkuse ja piiratud ressursside najal.
-
Vajadus lihtsale rollijaotusele, kontaktloogikale ja stsenaariumidele.
-
Eesmärk on tegutsemine esimese 24 tunni jooksul, mitte “paks dokument”.
Korduma kippuvad küsimused
K1: Mille poolest Moodul 2 erineb Moodul 1-st?
Moodul 1 annab selguse: mis on kriitiline, millised sõltuvused ja mis prioriteet. Moodul 2 muudab selle tegevuseks: rollid, protseduurid, protokollid ja teenusepõhised plaanid.
​
K2: Kas tulemuseks on lihtsalt kriisiplaan?
Ei. Tulemuseks on kriisijuhtimise töökorraldus + teenusepõhised toimepidevuse plaanid + protokollid, mida inimesed päriselt kasutavad.
K3: Kui meil on “kriisiplaan olemas”, kas Moodul 2 on ikka vajalik?
Sageli jah. Põhjus on lihtne: kriisis ei loeta pikki dokumente. Vajalikud on rollid, otsuspunktid, teavitusahel ja 0–24h juhis.
K4: Kas plaanid tehakse iga teenuse kohta?
Jah, teenusepõhiselt. Kui teenuseid on palju, alustame kõige kriitilisematest ja laiendame.
K5: Mis on 0–24h protokolli väärtus?
See juhib esimese päeva tegevusi, kui info on puudulik ja stress kõrge. See on kõige suurema mõjuga osa, sest just alguses tehakse enim vigu.
