Infojuhtimise süsteemi olulisus
#infojuhtimine #kriisijuhtimine #riskijuhtimine #teabehaldus
Pean infojuhtimise süsteemi väga oluliseks kriisiolukordade lahendamise kompondiks. Olen õpetanud ja rõhutanud kõikidele oma klientidele selle olulisust, kuid alles hiljuti sain ise tunda, millest ma tegelikult räägin ja miks toimiva infojuhtimise süsteemi olemasolu ei ole mitte vajalik, vaid hädavajalik. Selle puudumine või halvasti üles ehitamine võib halvata mõneks ajaks kogu su elu.
Olin üks "Igale koolilapsele arvuti" liikumise algatajatest. Eesmärk oli / on ärgitada inimesi ja ettevõtteid leidma üles kasutuseta seisvad arvutid ning andma need kodusõppel olevatele õpilastele. Kohtasin väga ägedaid inimesi, kes üllatasid ning mõjutasid mind tugevalt. Paljude positiivsete kogemuste hulgas oli üksjagu negatiivseid.
Kõige suurema negatiivse kogemusena minu jaoks oli teadmine, kui paljud meie suures ja palju kiidetud digiriigis tegelikult hädas on. Ma poleks iial arvanud, et nii paljudel peredel puudub nii elementaarne asi kui arvuti või internet. Nende jaoks on see luksusese, mitte maailmavaateline küsimus.
Minu kõige suurem õppetund oli infojuhtimise süsteemi olulisus. Euroopa Liidu Elanikkonnakaitse ekspertprogrammis rõhutati selle olulisist ning õpetati selle ülesehitamise põhimõtteid. Pean seda oluliseks ning olen seda ka oma klientidele õpetanud ja ka loonud infojuhtimise süsteeme, kuid siiani puudus mul kogemus mastaapse infotulvaga. Kuni selle projektini.
Minu tavapärane infojuhtimise süsteem koosneb messengerist, e-posti aadressidest ja telefoni numbritest. Messenger on seotud FB kontoga ja see on kättesaadav kõikidele inimestele. Mul on 3 e-posti aadressi- 1 era, 2 tööalast (juhin kahte ettevõtet). Telefoni numbreid on 2- era ja töötelefon. Need kõik leiti üles ja kõik ummistati.
Projekti alguses ma teadsin, et abivajajaid ja pakkujaid on kindlasti palju ning kohe alguses oli plaan, et inimesed ise suhtlevad FB grupis omavahel ja saavad asjad aetud. Hiljem oli plaanis luua Docs põhine platvorm ja hakata süstemaatilisemalt asjadele lähenema, kuna vaja oli andmeid. Õnneks liitus meie grupiga #MariaRahamägi koos oma tiimiga ning asjad hakkasid oluliselt kiiremini liikuma. Nemad lõid kiiresti ka kodulehe ning vajalikud platvormid.
Meie teine suund oli strateegiline lähenemine koolidele ja omavalitsustele, et leida üles need tegelikud abivajajad ehk need, kelle majanduslik seis on väga halb. Nende perede lapsed ei saa ega tohi kannatada, kuna valitsus ja ministeerium ei suuda tekkivad probleeme ette näha. Ärgem unustagem, et suhtelises vaesuses elab üle 20% eesti elanikest. Nende partnerite jaoks otsustasin võtta kasutusele era e-posti aadressi.
2 nädalat peale liikumise algust helistasid nii inimesed kui partnerid vahet pidamata mõlemale telefoni numbrile. Lisaks saatsid inimesed ka SMSe. Messenger oli täis erasõnumeid, parimatel aegadel oli seal 223 lugemata sõnumit. Era e-posti aadressile tuli ööpäev läbi ca 120 kirja. Enamus tavalistelt inimestelt. Mõlemale töö e-posti aadressile tuli ca 20-30 kirja ööpäevas, seejuures ka samadelt inimestelt, kes kirjutasid ka era e-posti aadressile.
Iga minu päev algab kell 600 ning esmaseks tegevuseks peale koeraga väljas käimist on jätkuvalt kirjade sorteerimine. Õnneks on Lastekaitseliit nüüd liikumist vedamas ning suur aitäh neile. Ma ise olen praeguseks väljas, kuid järelmõjud kestavad. Pole suutnud nädalaga oma postkaste korrastada. Õnneks tuleb nüüd kirju vähem ja loodan selle nädala sees omad asjad korda seada.
Antud kaasuses oli tegelikult mõjutatud paljud osapooled - mina ise, abi vajavad inimesed, abi pakkujad, haridusasutuste inimesed, omavalitsuste inimesed. Kuna minul tekkis pudelikael, mõjutas see kindlasti kõiki osapooli. Kriisiolukorras peab silmas pidama, et kõigil on kõike kohe vaja ja kõikide teemad on alati olulised. Mängureeglid ja süsteem peab olema hästi paigas, muidu toimub suur töö tegemine, kuid tehtud töö hulk on kole väike.
Esimene korralik infojuhtimise süsteemi õppetund minule. Õnneks läks teooria praktikaga kokku, st see, mida mulle õpetati, see ka juhtus. Minu poolt oli valitud vale lähenemine mitte niivõrd lähenemise mõttes, vaid ma alahindasin tugevalt mastaapi. Samas pean tunnistama, et nii väikese inimeste arvuga saavutada nii paljude inimeste aitamine on muidugi saavutus omaette, kuid järgmised korrad saavad olema hoopis paremad.
Õppetunnid:
- kõik sinu kontaktandmed leitakse üles. Seega parem valmistu selleks.
- tee kohe täiesti uus e-posti aadress ja anna see välja;
- mine osta kohe kütusetanklast kõige odavam kõnekaart ja anna välja see number;
- määra mängureeglid ja pea neist kinni;
- vasta kõikidele, kuid sinu määratud tingimustel ja aegadel.
- Prioritiseeri. Pea meeles, et olles nõus tegema ühte tegu, ütled sa samal ajal paljudele tegudele ei.
- väikese inimeste arvuga tee vaid neid tegevusi, millel on kõige suurem mõju. Kuid vähem oluliste jaoks peab olema selge sõnum, kuidas käituda.
- vähemoluliste tegevuste elluviimine peab olema maksimaalselt automatiseeritud.
- ole empaatiline, kuid mitte kunagi ära lasku emotsioonidesse.
- pikk jutt loll jutt.
- ja siis veel mõned, mille jätan enda teada.